Um dos significados do termo exclusivo vem a ser “privado, restrito”, um privilégio ou especificidade de algo. Em se tratando de algumas atividades, pode limitar ações, a difusão do conhecimento gerado e demais peculiaridades somadas.

Em contrapartida vislumbramos a inclusão no caráter de acrescentar, adicionar “coisas ou pessoas” dentro de um núcleo no qual não se faz parte, uma igualdade, motivada por um bem comum, agregação de diferentes áreas ou gênero no sentido de convergência.

Quanto à gestão documental, a impressão inicial vem de que essa matéria se restringe a “organizar arquivo”, quando sua finalidade e importância abarcam toda uma organização, conforme preconiza a Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

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Em razão do exposto, consideremos que a implantação de um Programa de Gestão Documental (PGD) abrange todas as áreas de uma organização, pois desde a criação (produção) de documentos, uma gama de ações distintas se sucede, não entrando no mérito de estrutura organizacional. Contudo as atividades corriqueiras funcionais, orgânicas, são similares.

Interessante pontuar que as organizações se valem de incluir a gestão documental como prioridade naqueles momentos limítrofes de guarda desordenada dos seus suportes e sem instrumentos “salvadores”, advindo consequências, por conta de perda, extravio ou mesmo eliminações inadequadas; e da regulamentação de políticas que instituam ações e formalizem comissões permanentes de avaliação de documentos, para garantir propostas que visem a preservar e garantir o acesso a esses ativos informacionais.

O levantamento inicial (ou diagnóstico) da situação encontrada e consequente necessidade da organização é de primordial importância, vindo a constituição de equipe multidisciplinar, tendo conhecimentos nas áreas de arquivística, engenharia, informática, direito, gestão de projetos e de mudanças (Guimarães, 2016), visando facilitar na confluência de abordagem.

Algumas organizações preferem optar por contratação de empresa de consultoria, devendo haver precaução quanto a não adquirir soluções fáceis e prontas cujos modelos extrapolam ou se esquivam no atendimento as necessidades do contratante.

O conceito de equipe multidisciplinar encontra respaldo na obra de Senge (1990), o qual compreende cinco disciplinas para o sucesso de uma organização ou empreendimento: aprendizagem em equipe, modelos mentais, visão compartilhada, domínio pessoal e pensamento sistêmico, sendo esta última a catalisadora, integração e soma das partes para quebrar paradigmas de sua cultura institucionalizada, novas percepções das mentalidades e conexão com o mundo.

A instituição de uma Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), à qual compete análise e homologação dos instrumentos arquivísticos, essencialmente importantes ao andamento do programa (plano de classificação, tabela de temporalidade, manual de gestão arquivística, glossário), segue o caráter multidisciplinar, aqui inclusos critérios como comprometimento e valorização dos colaboradores dentro de suas perspectivas profissionais e pessoais, visto que serão agentes transformadores empenhados na mudança, contribuindo no evoluir da organização (Monteiro, Salgueiro, 2016).

Portanto, até a implantação da gestão documental variados aspectos devem ser observados, a garantia de sua plenitude reside em agregar o conhecimento obtido junto a áreas funcionais, permitindo assim interação e prática aos incipientes processos de negócios, estabelecendo uma “nova ordem” na gerência em um de seus principais ativos: os documentos.

• Fonte: Departamento de Gestão da Documentação do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia (DGD/TCE-RO).