Se a situação da sua empresa de assessoria é essa que falamos acima, tenha calma! Há solução. Existem ferramentas capazes de organizar e facilitar a rotina. Isso proporciona otimização de tempo e melhora na receita da agência.

Descubra 5 ferramentas para organizar a empresa de assessoria

Para facilitar sua rotina e trazer de volta a paz no olhar de todos os profissionais envolvidos na situação, selecionamos 5 ferramentas incríveis para potencializar a produtividade na empresa de assessoria.

1. Mindmeister

Trabalhos na área da comunicação envolvem criatividade. E nem sempre é fácil colocar as ideias no papel de forma organizada. Essa desordem acaba gerando ruídos no entendimento de ideias entre as pessoas.

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Imagine que você pediu a algum assessor para elaborar uma estratégia para determinado cliente. O profissional acabou esquecendo de muitos detalhes solicitados, pois não sabia como colocar a ideia no papel de forma escrita. Isso já aconteceu em sua empresa de assessoria, não é mesmo?

Então, para eliminar esse problema, você pode contar com a ajuda da ferramenta Mindmesister. Ela é uma ótima alternativa para que profissionais façam mapas mentais de ideias – atuando sozinhos ou de forma colaborativa. Isso diminui a existência de ruídos na comunicação em uma agência de assessoria.

2. Coverage Book

Criação de relatórios não é o processo mais divertido na assessoria de imprensa. Por isso, encontrar formas de deixar essa atividade mais prazerosa para os profissionais de uma empresa de assessoria é fundamental.

Uma opção de ferramenta para deixar o processo de elaboração de relatórios menos cansativo é o Coverge Book. Além de facilitar a criação desses documentos, proporciona ao usuário a  personalização de arquivos (layout diferenciado).

A plataforma otimiza a rotina da assessoria de imprensa por permitir que clientes e assessores consigam se comunicar de maneira facilitada. Além disso, como há um apelo visual na personalização do relatório, os clientes vão ficar satisfeitos, sem criar demais empecilhos – e isso evita que existam gargalos na empresa.

3. Harvest

Você já parou para mensurar quanto tempo os assessores levam para realizar atividades como o clipping de um cliente? Se ainda não fez isso, deveria seguir nosso conselho e colocar a ideia em prática. Às vezes, esse panorama é o que faltava para indentificar gargalos e encontrar formas de solucionar o problema.

Para te ajudar nessa tarefa, existe a ferramenta Harvest. Com ela, o usuário consegue mensurar o tempo gasto em determinada atividade – o que proporciona um panorama sobre a produtividade em uma empresa de assessoria.

Além disso, a plataforma permite que o usuário crie relatórios dos projetos que estão em andamento. Isso evita ruídos na comunicação e potencializa a rotina da assessoria de imprensa.

4. IFTTT

Já imaginou criar relatórios, planilhas ou receber um e-mail apenas ativando uma ação condicional? Calma, por mais que pareça complicado, não é difícil de entender.

Pense na seguinte situação: o assessor de imprensa precisa monitorar uma campanha no Twitter, por exemplo. No entanto, tem de realizar outras atividades da rotina – e não pode ficar na rede social o dia inteiro acompanhando as interações. Portanto, soluções que otimizam o processo são muito bem-vindas. E é isso que a ferramenta  If this then that (IFTTT) faz.

Com a criação de uma condição (if this), o usuário escolhe uma ação para ser executada (then that). De acordo com a situação que imaginamos, o assessor pode escolher, no if this, a opção “hashtag x no Twitter” e, no then that, “adicionar linhas à planilha do Google”.

O que acontece quando o usuário cria essa condição? Todas as vezes que um tuíte com a hashtag x é publicado, uma linha no Google Sheets é adicionada (contendo as informações referentes ao tuíte).

Claro que existem diversas outras variáveis e ações que podem ser executadas pela ferramenta. É só deixar a imaginação solta para criar receitas (é assim que as sentenças condicionais são chamadas na plataforma) que otimizem a rotina da agência de assessoria.

5. Trello

Queridinho de pessoas que prezam pela organização no trabalho, o Trello é uma ótima alternativa para evitar que as metas do mês sejam perdidas pelo caminho. Nós usamos essa ferramenta para gerenciar as ideias que temos para publicar aqui no blog.

A plataforma funciona da seguinte forma: você tem um quadro virtual (que pode ser compartilhado entre várias pessoas); o usuário pode criar cartões contendo a atividade que foi feita ou que está sendo executada no momento e todas as pessoas que têm acesso ao quadro podem editar o conteúdo.

O Trello, além de organizar as ideias dos profissionais, proporciona um canal de comunicação entre os funcionários da agência e permite que o cliente também esteja ciente de todas as ações elaboradas para a empresa dele. Assim não há como existir comprometimento na rotina por falhas na comunicação.

do blog do Assessor de Imprensa da empresa Kniwin